Problema
Estás actuando como analista en un proyecto con el equipo de Recursos Humanos de una empresa. El equipo está sobrecargado porque necesita, cada semana, organizar entrevistas con candidatos, enviar correos electrónicos de confirmación y montar una agenda con todos los horarios.
“Estamos gastando mucho tiempo en tareas repetitivas. ¿Podemos facilitar este proceso?”
Razonamiento + Propuesta
El problema menciona "tareas repetitivas", pero en realidad son tres procesos distintos que están encadenados:
- Coordinación de horarios
- Comunicación con los candidatos
- Visibilidad de la agenda para el equipo
El problema que veo no es solo que lleva tiempo, si no que cada uno de esos pasos depende del anterior y actualmente se hace de forma manual, lo que genera retrasos y fricción en cada eslabón.
Todas las semanas seguramente se repita la misma secuencia:
- Candidato nuevo --> Buscar horario --> Confirmar entrevista --> Agendar la entrevista --> Notificar
- Si hay cambio --> Volver a notificar --> Actualizar la agenda
Al ser un flujo predecible y estructurado, es fácil proponer un plan de automatización.
Tres entidades principales que el sistema necesita conocer: Candidato, entrevistador y entrevista.
El candidato debe tener nombre, rol, disponibilidad y contacto
El entrevistador debe tener disponibilidad y calendario
Y la entrevista debe tener una fecha, hora, y un estado (pendiente, confirmada, cancelada)
El algoritmo que propongo para ello sería un sistema cuyo flujo sería:
- Ingresar candidato al sistema
- Consultar disponibilidad del entrevistador asignado en una base
- Proponer horarios que coincidan
- El candidato confirma --> El estado de la entrevista cambia a "confirmada"
- El sistema envía un correo de confirmación y agrega el evento al calendario del equipo
- 24 horas antes, envía un recordatorio de la entrevista
- Si se cancela --> Volver al paso 2.
Como solución real, esto podría implementarse usando una herramienta existente como Calendly, e integrarlo con Google Calendar. (Yo lo he hecho para cosas parecidas, por eso lo propuse)
