Getting Things Done (GTD): Claves para mejorar tu productividad diaria
La metodología Getting Things Done (GTD), creada por David Allen, es un sistema probado para organizar tareas, ideas y proyectos, liberando la mente y permitiendo actuar con claridad y eficiencia. A continuación, se describen los cinco pilares fundamentales de GTD y cómo aplicarlos en tu día a día.
- Capturar: Vaciar tu mente
Nuestra mente no está diseñada para almacenar información, sino para procesarla. Intentar recordar todo genera estrés y distracción. Capturar cada tarea, idea o compromiso en un lugar confiable permite liberar espacio mental y mantener el enfoque.
Cómo hacerlo:
Lleva siempre contigo una libreta o usa aplicaciones digitales (Evernote, Google Keep, etc.) para anotar lo que surja.
Designa una bandeja de entrada, física o digital, para depositar todo lo que requiere atención.
Ejemplos:
Un correo electrónico que requiere respuesta.
Una idea para un nuevo proyecto.
Una llamada telefónica pendiente.
- Procesar: Dar sentido a lo capturado
No basta con capturar; es necesario decidir qué hacer con cada elemento. Este paso evita acumular tareas sin resolver en la bandeja de entrada.
Preguntas clave:
¿Es accionable?
Si no, archivarlo, eliminarlo o dejarlo para más adelante.
Si sí, definir la siguiente acción concreta.
¿Puede hacerse en menos de dos minutos? Si es así, hazlo inmediatamente.
¿Se puede delegar? Si sí, asígnalo a otra persona.
¿Forma parte de un proyecto? Define el proyecto y los pasos siguientes.
Ejemplos:
Responder un correo que tarda menos de dos minutos.
Planificar un evento, que requiere varios pasos y se convierte en un proyecto.
- Organizar: Poner cada cosa en su lugar
Una vez procesadas las tareas, deben organizarse para encontrarlas y ejecutarlas fácilmente.
Cómo organizar:
Listas de tareas agrupadas por contexto (por ejemplo, "Llamadas", "Reuniones", "En casa").
Calendario para actividades con fechas específicas.
Listas de proyectos con los pasos necesarios para completarlos.
Archivos para la información relevante.
Ejemplos:
Añadir “Llamar al cliente” a la lista “Llamadas”.
Programar la “Reunión con el equipo” en el calendario.
Crear lista con pasos para el proyecto “Lanzamiento de producto”.
- Revisar: Mantener el sistema actualizado
GTD es dinámico; requiere revisiones periódicas para seguir siendo efectivo.
Cómo revisar:
Revisión diaria: Al final del día, analiza tus listas y agenda para planificar el siguiente día.
Revisión semanal: Evalúa todos tus proyectos y tareas, actualiza prioridades y elimina lo que ya no sea relevante.
Ejemplos:
Eliminar tareas pendientes que ya no aplican.
Definir nuevos pasos para proyectos estancados.
- Ejecutar: Hacer las cosas
La ejecución es donde se concretan los resultados. Tener un sistema sin acción no genera avances.
Consejos para ejecutar:
Prioriza las tareas según importancia y urgencia. Puedes usar la matriz de Eisenhower.
Elimina distracciones creando un entorno adecuado.
Divide tareas grandes en partes manejables.
Utiliza técnicas complementarias como Pomodoro o regla de los dos minutos.
Sé flexible ante imprevistos y ajusta tu plan.
Ejemplos:
Dividir la tarea “Escribir informe” en etapas pequeñas (esquema, investigación, redacción).
Aplicar Pomodoro para mantener el enfoque durante la escritura.
Consejos adicionales para potenciar GTD
Comienza el día con la tarea más difícil para generar impulso y motivación.
Reconoce cada logro, por pequeño que sea, para mantener la motivación.
Aprende de los errores, ajustando tu sistema para hacerlo más eficiente.
