Claro, aquí tienes un ejemplo detallado de cómo se aplicaría esta metodología en un trabajo real.
El Escenario: Implementación de un Nuevo Sistema de Gestión de Proyectos (ERP/PMS)
Imagina que trabajas en una empresa de construcción y el proceso actual para gestionar proyectos es un caos. Se usan hojas de cálculo de Excel, correos electrónicos y grupos de WhatsApp. La información se pierde, hay retrasos y el presupuesto se descontrola. La dirección decide que se necesita un sistema centralizado.
Tú eres el analista de negocio o jefe de proyecto encargado de definir los requisitos para este nuevo sistema. Usando la analogía, eres el arquitecto que va a diseñar el "edificio digital" de la empresa.
No puedes empezar a diseñar sin hablar con los futuros habitantes y trabajadores de ese edificio.
Paso 1: Hablar con los "Habitantes" (Tus Colegas)
Te reúnes con los diferentes departamentos (los "ciudadanos") para entender su rol en el "ecosistema" del proyecto.
Reunión con el Departamento de Compras (El "Almacén" de la ciudad)
Pregunta del Arquitecto: "¿Cómo es su proceso desde que un jefe de obra les pide un material hasta que ese material llega al sitio?"
Respuesta del Ciudadano (Jefe de Compras):
"Primero, el ingeniero de la obra me manda un correo con el material que necesita. Yo busco en mi Excel para ver si lo tenemos en stock. Si no, pido 3 cotizaciones a proveedores por teléfono. Elijo la mejor, genero una orden de compra en Word, la envío por correo para que la apruebe el gerente de finanzas. Una vez aprobada, la envío al proveedor. Cuando llega el material, el encargado de la obra me firma un papel que a veces se pierde."
Reunión con el Departamento de Finanzas (El "Banco" de la ciudad)
Pregunta del Arquitecto: "¿Qué problemas tienen para controlar los costos de un proyecto?"
Respuesta del Ciudadano (Contador):
"Mi mayor problema es que no sé cuánto estamos gastando en tiempo real. Las órdenes de compra me llegan días después de que se ha hecho el gasto. Los jefes de obra pasan gastos de caja chica y solo me entero al final de la semana. Para mi cierre de mes, tengo que estar persiguiendo a todos para que me entreguen facturas y recibos. Es imposible saber si un proyecto es rentable hasta que prácticamente ha terminado."
Reunión con los Jefes de Obra (Los "Constructores" en las calles)
Pregunta del Arquitecto: "¿Cómo se relaciona su trabajo con el de los otros departamentos? ¿Qué información es crítica para ustedes en el día a día?"
Respuesta del Ciudadano (Jefe de Obra):
"Necesito saber si el material que pedí ya fue aprobado y cuándo va a llegar; no puedo tener a mi equipo parado. También necesito reportar mi avance diario, pero hacerlo en un Excel que mando por la noche es lento. Además, si surge un imprevisto que genera un costo extra, necesito una forma rápida de que finanzas lo apruebe para no frenar la obra."
Paso 2: Construir el "Mapa" (Modelar la Base de Datos y el Software)
Las respuestas de tus colegas son los planos que necesitas para diseñar el sistema. Ahora traduces esas necesidades en funcionalidades y reglas de negocio.
Módulo de "Solicitudes de Compra":
Basado en la respuesta del Jefe de Obra y Compras, crearás un módulo donde el Jefe de Obra pueda crear una solicitud digital desde su celular en el sitio.
Esta solicitud disparará una notificación automática al departamento de Compras.
Módulo de "Órdenes de Compra y Aprobaciones":
Basado en la respuesta de Compras y Finanzas, el sistema permitirá a Compras adjuntar las 3 cotizaciones a la solicitud.
Al generar la Orden de Compra, esta se enviará automáticamente al gerente de finanzas para su aprobación digital con un solo clic. El estado cambiará de "Pendiente" a "Aprobado".
El Jefe de Obra podrá ver el estado de su pedido en tiempo real ("Aprobado", "Enviado a Proveedor", "En Camino").
Módulo de "Control de Costos y Reportes":
Basado en la necesidad crítica de Finanzas, cada orden de compra aprobada se registrará automáticamente en el presupuesto del proyecto.
El sistema tendrá un Dashboard donde el contador y los gerentes podrán ver en tiempo real los costos comprometidos vs. el presupuesto asignado para cada proyecto. Se acabaron las sorpresas a fin de mes.
Resultado Final
Al final, no has construido un software genérico. Has creado un "edificio digital" que refleja exactamente cómo funciona la empresa. Resolviste los problemas reales de comunicación, eliminaste los cuellos de botella (como las aprobaciones por correo) y le diste a cada departamento las herramientas que necesitaba.
El resultado es un sistema que la gente quiere usar porque les hace la vida más fácil, al igual que los ciudadanos prefieren una ciudad bien planificada con calles que conectan lógicamente los lugares a los que necesitan ir.
