Implementación de solicitud: El área de Backoffice solicitaba el ABM de productos a un sector nodo de la compañía. Años atrás se solicitaba con un correo, pero las idas y vueltas que se tenía para poder identificar que era realmente lo que se estaba solicitando, se creó una planilla en Excel automatizada que con solo llenar algunos campos el cual completaba el resto de la información que se extraía de una base de datos online, se agilizaba la solicitud y con solo un correo en donde se requería la atención del sector nodo para solucionar la petición. Se redujo un 90% la velocidad de respuesta hacia ese sector. Customer Service: Una vez que se liberaba la solicitud, a las áreas comercia y backoffice, se le enviaba a customer service, por un medio de un correo que todo estaba disponible en OneWord (aplicación enlatada de Oracle) para que este sector pudiera ejecutar su trabajo. Como se trabajaba antes, el proceso era muy lento. Con la implementación provisoria de las herramientas automatizadas en Excel se agilizó casi un 100% la velocidad de respuesta de la compañía hacia los clientes. Pre producción, compra de insumos, producción y despacho: Una vez que customer service habilitaba el requerimiento del cliente en el sistema, se disparaba la compra de insumos y la organización de las líneas de producción para una fecha estimada. Esto dependía de la velocidad de respuesta de los proveedores. Con la nueva herramienta provisoria, a los clientes se le podía entregar más eficiente sus pedidos en menos tiempo debido a que se tenía un tiempo más holgado en resolver temas internos de la compañía (producción, despacho, disponibilidad de insumos, etc). Luego de que se implementaran estas herramientas diseñadas y codificadas en Visual Studio con Excel (herramienta que no soportaba grandes transacciones pero facilitaba y aceleraba los procesos de la compañía). En estos casos mencionados se usó los procesos subjetivos, ya que para llegar a estas opciones, se habían echo varias pruebas hasta lograr llegar a lo más óptimo disponible en la compañía. Una solución a esto, sería crear una aplicación que centralice todas las tareas y solicitudes de los diferentes sectores a través de una “Mesa de Ayuda” reemplazaría a los correo y la aplicación sería un soporte de OneWord donde se agilizaría los procesos y se cometerían menos errores en cada sector.
