En la Gestión Documental tradicionalmente los procesos han sido manuales y el principal soporte físico utilizado para consignar la información es el papel, por lo que no se puede garantizar la consulta rápida de la información, debido a la lentitud y los errores que se pueden presentar desde su generación hasta su conservación, adicional el soporte físico es delicado y conlleva un cuidado especial para su conservación. Los inventarios de archivo se manejan en grandes bases de Excel por lo cual son susceptibles a eliminar registros por equivocación. Lo anterior, ha ido cambiando cuando las organizaciones se dan cuenta que la información es su activo más valioso, y es necesario tecnificar su archivo, al implementar programas de Gestión Documental que tengan las siguientes funciones: Integración con otros sistemas empresariales, flujos de trabajo documental, trazabilidad documental, archivo de documentación, colaboración entre usuarios, categorización y estructuración entre otros. Debido a que al pasar el tiempo la producción de documentos en las organizaciones se multiplica y los desafíos son mayores, se debe incorporar la Inteligencia Artificial para optimizar, automatizar la clasificación de documentos, extracción inteligentes de datos, mejora en la búsqueda, análisis y recuperación de documentos.
