En la empresa que trabajo actualmente, puedo detectar 5 ejemplos cotidianos de interacción entre las áreas:
- Para pedir una bonificación de flete de un pedido de expedición que no supera el monto mínimo estipulado, Tesorería le pide al Responsable de Atención al Cliente que pida autorización por mail al Jefe de Créditos Central. Sólo una vez que este responde el mail con la debida autorización, Tesorería procede a realizar la bonificación del flete.
- Para realizar alguna oferta especial del día, el Jefe de Salón pide al Gerente que envíe un mail al Área Central de Ventas pidiendo que se habilite una acción para rotar stock de determinado producto y detallando el motivo por el cual se precisa realizar la acción. Sólo una vez que la debida y detallada acción es autorizada por el Jefe de Ventas, se la habilita.
- Para reconocer una diferencia de precio y realizar su bonificación, el cliente debe ir al Área de Atención al Cliente, donde el Responsable de Atención al Cliente debe corroborar que la bonificación sí corresponda. En caso afirmativo, el R.A.C calcula el monto a bonificar y se lo deriva al Jefe de Control. Éste último procede a cargar en el sistema una Nota de Crédito y en el Área de Tesorería le reconocen la bonificación al cliente.
- En caso de que al momento de la entrega de pedidos de expedición haya alguna devolución, el fletero se lo informa inmediatamente al Responsable de Atención al Cliente, para que cargue el reclamo en el sistema y así, al momento de la rendición del pedido en el Área de Tesorería, se realiza automáticamente el descuento correspondiente a esa Nota de Crédito.
- Para pedir alguna licencia especial, el empleado debe informar con anticipación el o los días afectados al Jefe de su área. El Jefe en cuestión lo informa al Área de Recursos Humanos de la sucursal, y éste último da aviso al Área de Recursos Humanos Central vía mail y con copia al Gerente de la sucursal y al Jefe en cuestión.
Como se puede ver en los ejemplos, es una empresa que cuenta con muchos procedimientos que, en ocasiones, suelen lentificar mucho las soluciones a los problemas que van surgiendo diariamente. Si bien en cada área se dan por hecho estos tiempos de respuesta, muchas podrían agilizarse, otorgando un producto de mayor valor a los clientes y siendo más competitivos en el mercado; ya que muchas veces recibimos quejas de los clientes por el tiempo que les hacemos perder al seguir todos estos procedimientos burocráticos.
