Identificación de Barreras
Coordinación y comunicación con el equipo de trabajo: Barreras: Falta de comunicación clara y efectiva, respuestas tardías, o malentendidos en las tareas asignadas. Cuándo ocurren: Estas barreras suelen ocurrir durante la planificación de actividades, la asignación de tareas y el seguimiento de las mismas, especialmente cuando hay muchos proyectos o tareas simultáneas.
Gestión del tiempo y carga de trabajo: Barreras: Sobrecarga de tareas, falta de tiempo para tareas estratégicas, y dificultad para priorizar entre tareas urgentes e importantes. Cuándo ocurren: Estas barreras aparecen cuando hay múltiples proyectos en marcha, reuniones frecuentes, o cuando surgen tareas inesperadas que requieren atención inmediata.
Barrera 1: Coordinación y Comunicación con el Equipo de Trabajo Estrategias:
Establecer un sistema de comunicación claro: Implementar herramientas como Slack, Microsoft Teams, o Trello para centralizar la comunicación y el seguimiento de tareas. Reuniones de actualización periódicas: Programar reuniones breves semanales para revisar el progreso, discutir obstáculos y alinear expectativas. Documentación clara y accesible: Crear documentos de referencia con detalles de proyectos y tareas para que todos los miembros del equipo tengan acceso a la misma información. Capacitación en habilidades de comunicación: Proveer talleres o recursos sobre comunicación efectiva y resolución de conflictos. Cuándo implementar:
Inicio: Desde el inicio del proyecto y durante la planificación de cada fase. Frecuencia: Semanalmente para reuniones de actualización y de manera continua para documentación y capacitación. Barrera 2: Gestión del Tiempo y Carga de Trabajo Estrategias:
Priorización de tareas: Utilizar métodos como la matriz de Eisenhower para distinguir entre tareas urgentes e importantes y así priorizar adecuadamente. Delegación efectiva: Asignar tareas a miembros del equipo según sus fortalezas y disponibilidad, para evitar la sobrecarga de tareas en una sola persona. Establecer bloques de tiempo: Designar períodos específicos del día para tareas estratégicas sin interrupciones, como planificación y análisis. Revisiones de carga de trabajo: Realizar revisiones regulares de la carga de trabajo del equipo y ajustar según sea necesario para equilibrar responsabilidades. Cuándo implementar:
Inicio: Durante la planificación de proyectos y al inicio de cada semana laboral. Frecuencia: Diariamente para bloques de tiempo, semanalmente para revisiones de carga de trabajo, y según sea necesario para priorización y delegación.
